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Scrivere un’email perfetta può essere una vera e propria impresa, ma l’amministratore delegato di Google, Eric Schmidt, nel libro “How Google Works” ha realizzato un elenco estremamente utile per poter gestire al meglio una casella di posta elettronica, con risposte e email efficaci. Nel decennio scorso si sarebbe parlato di netiquette, ma oggi, con smartphone e tablet, gestire una casella di posta elettronica può risultare complesso, dal momento che il problema non si limita solamente alla cortesia. Andiamo a vedere in dettaglio.

Gestire un account email in modo efficente è possibile grazie ad alcune semplici regole. Tanti studi sono stati condotti a riguardo, tra cui quello della professoressa Judit Olson, dell’Università della California, che ha studiato il comportanmento di coloro che comunicano online. La comunicazione scritta, infatti, rimuove del tutto l’intonazione della voce e del corpo. Per questi motivi, quindi, è fondamentale imparare a scrivere email e gestire la casella di posta elettronica.

Rispondi in fretta

Molte persone, con la casella di posta elettronica intasata dalle email, non riescono proprio a rispondere in fretta. Il suggerimento, in questo caso, è quello di migliorare il tempo di risposta e renderlo il più breve possibile. Così facendo, oltre ad essere la prima persona, verrete presi maggiormente in considerazione.

Scrivi brevemente

Le email sono nate come mezzo di comunicazione breve e semplice da utilizzare. Sappiate che ogni parola conta, tranne quelle inutili. Sforzatevi, quindi, ha scrivere poche parole, siate puntuali e non perdetevi in discorsi che potrebbero deviare l’oggetto della conversazione.

Tieni pulita la casella

Tenere pulita la casella email è fondamentale e grazie a ciò riuscirete a mantenere più organizzata anche la vostra vita digitale. In questo modo, ogni volta che ricevete una nuova email, non dovrete ricercarla tra decine di messaggi inutili. Inoltre, tenere pulita la propria posta elettronica permette di ottimizzare la produttività.

Addio email vecchie

Avete migliaia di email che, alla fine, non servono a nulla? Cosa state aspettando? E' arrivato il momento di cancellarle e mantenere solamente quelle importanti. Organizzare la casella è di fondamentale importanza e ciò permette di ottimizzare il proprio tempo e liberare lo spazio online e sul vostro computer.

Coinvolgi altre persone

Inviare un'email può risultare complesso qualora vi siano più attori in gioco. Infatti, se il vostro messaggio è diretto persone, è fondamentale comprendere chi altro potrebbe essere interessato.

Pensa alla copia nascosta

La copia nascosta, alias ccn, può essere un ottimo mezzo per inviare una stessa email ad altre persone che non desiderate che compaiano tra i riceventi. Prima di inviare un'email con copia nascosta è suggeribile chiedersi il perché e qualora sia una scelta improduttiva. Analizzate, quindi, se sia proprio necessario inserire in ccn un destinatario o meno.

Non urlare

Una delle principali regole di netiquette è quella di non urlare, ovvero tenere il caps lock attivato. Se vi è proprio la necesità di urlare, fatelo di persona, ma online non è proprio suggeribile, vista la mancanza dell'intonazione della voce e l'assenza di gestualità.

Monitora le richieste

Se siete un team di lavoro, quando effettuate una richiesta, mettete in copia e taggate la singola mail come "Da seguire". In questo modo sarà più semplice vedere se la richiesta viene portata a termine o meno.

Tagga le email

Uno strumento utilissimo per coloro che sono alla ricerca di una determinata email o di un determinato topic è quello di taggare le singole email, in modo tale da poterle ricordare per categoria o topic.