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INTRODUZIONE (semplice)

Microsoft Access è un programma semplice e potente utilizzabile in primo luogo per archiviare e gestire dati; la sua flessibilità è comunque notevole, e i campi di utilizzo molteplici: dalla semplice creazione di una rubrica elettronica per la gestione e l'archiviazione di indirizzi e numeri telefonici, alla gestione delle vendite, del parco clienti o fornitori, dall'aggiornamento e gestione di un magazzino alla gestione della contabilità o all'analisi di dati statistici, dalla creazione di un qualsiasi tipo di archivio con la possibilità di inserirvi anche immagini, foto o suoni alla realizzazione e all'aggiornamento di schede informative utilizzabili, ad esempio, per un progetto di ricerca, e così via.

Microsoft Access fa parte di una categoria di programmi denominata " programmi di database "; si tratta più precisamente di un sistema di gestione di database relazionale. Un database è un insieme di informazioni, o dati, il cui esempio più semplice è costituito da un normale schedario o da un raccoglitore.

Un "sistema di gestione di database" è uno strumento concepito per agevolare la gestione delle informazioni contenute in un database. Ad esempio, Microsoft Access consente l'inserimento di nuove informazioni non appena queste sono disponibili, il loro aggiornamento, l'ordinamento rapido dei dati per ordine alfabetico o per categorie, il calcolo dei totali, medie e altri valori, la ricerca di una particolare informazione e la stampa dei dati con la possibilità di scegliere tra un'ampia varietà di formati.

Un sistema di gestione di database " relazionale" è specificatamente concepito per la gestione di informazioni organizzate sotto forma di una o più tabelle. La necessità di avere informazioni organizzata in forma tabulare potrebbe apparire una notevole restrizione, soprattutto se le informazioni da gestire non sono già originariamente in questo formato; al contrario, quasi ogni tipo di informazione può essere adattata in modo tale da essere organizzata sotto forma tabulare.

L'archiviazione delle informazioni costituisce soltanto una piccola parte delle operazioni che si possono effettuare con Access oltre alla possibilità di visualizzare le informazioni sullo schermo, Access consente di stamparle con diversi formati o di ricercare un particolare dato: l'aspetto forse più rilevante è la velocità e la semplicità con cui queste operazioni possono essere svolte.