PEC

Gli Psicologi come tutti i professionisti si devono adeguare alla nuova normativa riguardante la Posta Elettronica Certificata nota anche come PEC. La Pec sta diventando uno strumento indispensabile per l’esercizio della professione di dottore commercialista e di esperto contabile.  Cosa è quindi la PEC?

La Posta elettronica certificata (Pec) diventata norma in Italia con il d.P.R. 68/2005 è “ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici”.

La Pec stabilisce e definisce in modo certo la data e ora di spedizione e ricezione dell'email, la sua povenienza e l'integrità stessa del messaggio contenuto nell'email.

Quali vantaggi può trarre uno Psicologo nell'utilizzare la PEC?

Anzitutto il valore legale. Altro vantaggio non indifferente è poi la velocità della comunicazione: la Pec permette di ridurre i tempi delle comunicazioni data la caratteristica di velocità dell'email per mandare e ricevere documenti. Poi ci sono vantaggi economici: la riduzione dei costi amministrativi, cartacei e delle spese di spedizione e quelli legati a non dover affrontare certe problematiche tecniche:gli standard minimi previsti dalla legge impongono ai gestori di garantire sicurezza, antivirus e inalterabilità del messaggio di posta elettronico.

Esistono svantaggi nell'utilizzo della PEC?

In realtà l'utilizzo della PEC fa emergere anche possibili svantaggi, che in realtà si possono ascrivere a mere questioni di tipo tecnico e gestionale e in alcuni casi legate alla necessità di dotarsi di software adatto. A titolo di esempio  possiamo considerare l'archiviazione delle e-mail: si dovrebbe periodicamente effettuare l’archiviazione ordinata delle e-mail PEC inviate, al fine di collegare ciascuna di esse alla corrispondente ricevuta di accettazione e alla ricevuta di consegna; affinché la Pec abbia valore legale è necessario infatti produrre, oltre all'e-mail inviata, anche le ricevute di accettazione e di consegna. L’archiviazione è fondamentale anche perché, sebbene il gestore sia obbligato alla conservazione dei messaggi per 30 mesi dalla trasmissione, tale termine potrebbe non essere sufficiente rispetto ai termini di accertamento e decadenza.

Un modo per rendere più semplice e pratico l'utilizzo della PEC per i singoli professionisti e quindi anche per gli Psicologi è quello di utilizzare un Gestionale per la PEC.

Esistono dei Gestionali PEC, come ad esempio mailDocPRO per gli Psicologi che permettono di gestire molti utenti e molte caselle di PEC anche di gestori differenti svincolando quindi l'utente dal gestore della casella. E' possibile quindi cambiare gestore in qualsiasi momento senza doversi preoccupare di salvare le mail del vecchio gestore.