Come organizzare la tua giornata lavorativa per lavorare fruttuosamente e non cadere dalla stanchezza la sera? Cosa fare durante le pause e quanto spesso prenderle? MedAboutMe offre alcuni suggerimenti interessanti e utili.
Lavorare dall’alba al tramonto
No, non va più di moda. Mentre molte aziende richiedono ancora di presentarsi la mattina presto e lavorare senza alzare la testa fino a tarda sera, con una piccola pausa per uno spuntino, i leader più avanzati hanno da tempo concesso ai propri dipendenti più margine di manovra. Non per niente gli uffici dei giganti dell’informatica dispongono di tutto ciò di cui i dipendenti possono aver bisogno per rilassarsi e ricaricarsi: stanze con comodi divani e poltrone per fare un pisolino, luoghi dove prendere un caffè con gelato e biscotti, poltrone massaggianti , altalene, strumenti musicali e persino piste di pattinaggio e campi da golf. E l’efficienza lavorativa non si misura dal tempo trascorso in ufficio, ma dal risultato.
Naturalmente, gli specialisti studiano i problemi della pianificazione dell’orario di lavoro. Ad esempio, Draugiem Group ha monitorato il comportamento dei dipendenti dell’azienda utilizzando un’applicazione speciale, quindi gli esperti hanno confrontato la giornata lavorativa ei risultati.
Si è scoperto che la durata dell’orario di lavoro non ha molta importanza e ciò che è molto più importante è la sua struttura per ogni singolo dipendente. Ma, cosa ancora più interessante, chi “arava” senza alzare lo sguardo mostrava una minore produttività rispetto a chi si prendeva delle pause durante il lavoro.
In particolare, il rapporto più ottimale è stato il seguente: 52 minuti di lavoro e 17 minuti di tregua.
Cioè, per circa un’ora queste persone hanno lavorato intensamente, con piena dedizione, senza essere distratte da nulla, concentrandosi completamente sulla risoluzione del loro compito, e poi si sono riposate per 15-20 minuti, completamente disconnesse dal lavoro. Come si è scoperto, ciò corrisponde ai bisogni naturali del cervello umano, che è caratterizzato dall’alternanza di periodi di attività e capacità di concentrazione elevata (per circa un’ora) e calo di energia, della durata di 15-20 minuti.
A proposito, quindi, negli istituti scolastici, le lezioni e le lezioni durano 45 minuti e sono intervallate da 10-20 minuti di pause.
Ma la maggior parte di noi non è abituata a questa modalità di lavoro “per adulti”. Per lavorare – quindi finché il fumo non si spegne, la “pentola bolle” – ce la faremo, gli occhi si chiudono e i pensieri si confondono – inseriamo fiammiferi e non distrarci, il sole è ancora alto. E questo accade anche se il capo malvagio non incombe sul gran lavoratore con una frusta o un rimprovero. Gli stereotipi si sono sviluppati in questo modo e può essere difficile combatterli. E come risultato arriva ciò di cui nessuno ha bisogno: il burnout professionale.
Siamo abituati al fatto che la giornata lavorativa debba durare 8 ore con una pausa pranzo nel mezzo. E dimentichiamo completamente che questa norma è stata adottata circa 200 anni fa, e non perché fosse la più produttiva o supportata da qualsiasi ricerca sull’efficacia. Questo regolamento è stato approvato per limitare la quantità di orario di lavoro che i datori di lavoro potevano richiedere ai loro lavoratori fisicamente impegnativi, al fine di proteggere i metallurgisti, i fornai o i tessitori che lavorano sodo dal superlavoro che li ucciderebbe.
L’impiegato di oggi dovrebbe essere guidato da questa norma? Sono sicuro di no. Inoltre, le mie osservazioni mostrano che chi lavora duramente “senza sosta” tutto il giorno, mostra una produttività inferiore rispetto a chi pianifica con competenza il proprio tempo in modo tale da concedersi tregua, riposo e “riavvio”.
Pianificazione corretta della giornata lavorativa
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Inizia con una pianificazione intelligente. Ogni persona conosce le caratteristiche del suo corpo – quando i compiti creativi sono i migliori, quando il lavoro monotono. E questo vale la pena considerare.
Inoltre, gli esperti raccomandano di pianificare trattative importanti per la prima metà della giornata, altrimenti il nervosismo e l’anticipazione potrebbero interferire con l’efficace soluzione di altri compiti.
Se le riunioni non sono pianificate, è meglio suddividere l’orario di lavoro in piccoli segmenti, tra i quali fare delle pause, durante le quali si è completamente disconnessi dal lavoro.
Durante la pausa pranzo, inoltre, è molto importante togliersi dalla testa tutto ciò che riguarda il lavoro e, ancora meglio, non guardare lo smartphone per controllare la posta o il feed delle notizie sui social network.
Esistono diversi sistemi di pianificazione, ma con alcune differenze, presuppongono tutti qualcosa in comune.
- Attenersi il più possibile al sistema scelto. secondo un programma prestabilito.
- Durante l’orario di lavoro, lavora con piena dedizione, senza distrazioni.
- Durante una pausa, riposa esattamente con lo stesso pieno impegno, togliendoti dalla testa tutto ciò che riguarda il lavoro.
Il Sistema Pomodoro e altri
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Il metodo di gestione del tempo dal buffo nome “Sistema Pomodoro” è stato ideato nei primi anni ’90 dall’imprenditore Francesco Cirillo. E che dire del pomodoro? È semplice: l’autore ha utilizzato un timer da cucina a forma di pomodoro per tenere traccia del tempo di lavoro. Ha anche chiamato i segmenti di lavoro “Pomodori”, ma più spesso sono chiamati “sprint”.
Cirillo suggerisce di suddividere il tempo di lavoro in blocchi di 25 minuti, seguiti da una pausa di 5 minuti tra di loro, e ogni 4 scatti di “pomodoro” per organizzare una pausa più lunga – fino a 30 minuti. I segmenti sono misurati da un timer.
Non appena suona il segnale, il lavoro (o il riposo) si interrompe. Tutti i periodi di tempo devono essere indivisibili. Cioè mentre lavori non sei distratto da niente, e se dovessi, lo sprint finisce qui, anche se il timer non ha ancora suonato. Ma se è rimasto ben poco prima del completamento di un certo volume, allora è del tutto possibile mettere in pausa il timer, portare a termine la questione e solo dopo prendersi una meritata pausa. Lo scopo del metodo non è metterti in una struttura rigida, ma solo aiutarti a entrare nella modalità in cui puoi lavorare nel modo più produttivo possibile senza sovraccaricare il tuo cervello e dandogli una pausa in modo tempestivo.
Succede, ovviamente, che alcuni momenti possano richiedere la tua attenzione: ad esempio, uno dei tuoi colleghi di lavoro o partner ha chiamato. Se ti offri di ritardare la conversazione di 10 minuti (o quanto rimane prima della fine dello sprint), puoi continuare a lavorare. E il prossimo sprint inizierà dopo che la chiamata o le negoziazioni saranno state completate. Questo ti darà una sensazione molto gratificante ed edificante di avere il controllo del tuo tempo.
Puoi scegliere altre modalità, ad esempio 1 ora di lavoro e 15 minuti di pausa, con una o due pause più lunghe durante la giornata lavorativa, durante le quali puoi pranzare normalmente.
Esistono molte app mobili che puoi personalizzare per adattarle al tuo programma e aiutarti a tenere traccia del tuo programma. Ma in realtà basta un semplice timer.
La tecnica del pomodoro è stata particolarmente apprezzata dalle persone con professioni creative: designer, scrittori e copywriter, nonché specialisti IT. Questo metodo si è dimostrato efficace tra i liberi professionisti di vari profili, nonché tra gli studenti che si preparano agli esami e lavorano su tesine e tesi.
Importante: usa questa tecnica se ti va bene. In caso contrario, non soffrire, ci sono molti altri sistemi, tra i quali puoi scegliere quello che fa per te. E puoi anche combinare diversi metodi, perché sono tutti finalizzati, in definitiva, ad aiutare.
Come prendersi delle pause
Anche questo è un aspetto molto importante, perché molti di noi, secondo i sondaggi, sfruttano completamente in modo improprio il tempo dedicato al riposo e al pranzo.
Ecco cosa consigliano gli esperti:
- Staccati completamente dal lavoro durante la pausa pranzo. Non pensare ai piani per la seconda parte della giornata, non analizzare ciò che è stato fatto la mattina, non discutere i processi lavorativi con i colleghi.
- Mangia bene, non sul posto di lavoro con una tazza di caffè con un cornetto. Un’alimentazione adeguata aiuterà a reintegrare l’energia spesa e ti darà l’opportunità di lavorare in modo completo e fruttuoso fino a sera.
- Per gli spuntini, scegli cibi ricchi di energia e salutari.
- È molto utile lasciare il posto di lavoro per la strada, se possibile. Anche solo camminare intorno all’isolato con passo calmo è molto più utile che sedersi a un tavolo. Non dovresti ricordarti i pericoli di uno stile di vita sedentario?
- Non guardare nessuno schermo durante la pausa. Questo darà riposo agli occhi.
- Se il tuo lavoro non è connesso a una comunicazione costante, dalla quale vuoi fare una pausa, chatta durante la pausa. Ad esempio, chiama i tuoi genitori o vecchi amici. E se la comunicazione con i clienti è il tuo dovere principale, il silenzio e il silenzio completi ti aiuteranno a rilassarti.
- Se puoi, medita. Se non sai come, impara.
- È utile fare alcuni semplici esercizi durante la giornata lavorativa che aiuteranno ad allungare muscoli e legamenti.
- Non aggrapparti alle abitudini e agli stereotipi: cambia i percorsi a piedi, i caffè dove pranzi, i menu. La routine è stancante.
- Cerca di non sprecare il tuo tempo libero sui social media. E se sei completamente insopportabile, fallo non più di una volta durante la giornata lavorativa.
- Guardare video di animali, tuttavia, può aumentare la produttività, come dimostrano alcuni studi. L’importante è non farlo troppo spesso e per molto tempo.
- Se la letargia e la sonnolenza prevalgono, lavati il viso e lavati i denti con pasta di menta, rinvigorisce. Sì, e i denti sono buoni.
E sul modo migliore per ripristinare le forze dopo la fine della giornata lavorativa, leggi l’articolo “Riposo adeguato dopo il lavoro”.