AssistentiSegretarie

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12 maggio: Secretary Day

Il mondo del lavoro festeggia il giorno della segretaria. A livello nazionale viene celebrato il ruolo di chi, da dietro le quinte, è spesso il fattore di successo dei grandi manager.

Passa spesso in sordina, ma il ruolo delle segretarie e delle assistenti di direzione è di estrema importanza. Senza di loro non esisterebbero i grandi manager, perchè più si è "grandi" più si è impegnati. Per gestire al meglio le proprie attività ogni top manager ha una assistente, che spesso, col proprio lavoro, diventa più decisiva del prorpio responsabile.

Grazie a tutte voi, perchè negli ultimi 10 anni avete contribuito anche al mio successo nel mio alvoro.

Auguro a tutte un buon Secretary Day.

Fusmar

Richiesta consiglio ludico

Buonasera.

Apro una piccola parentesi, spero vogliate aiutarmi: in quanto assistenti di direzione e segretarie, se una società di ricerca e selezione vi trovasse lavoro, cosa vi piacerebbe ricevere come cadeau per il vostro primo giorno di lavoro da parte della società che vi ha trovato lavoro?

Grazie,

Fusmar

2011: inizio d'anno all'insegna della Legal Assistant

Rieccomi. Sono passati due mesi, lo so e me ne scuso, ma un progetto aziendale mi ha allontanato da questo mio progetto personale, un blog che consenta un confronto tra chi è assistente di direzione e chi vorrebbe esserlo.

Come primo post ho pensato potesse essere interessante parlarvi di come è iniziato il 2011 nella consulenza in ambito risorse umane. Come già scritto nei miei (pochi) post precedenti, mi occupo di selezione di assistenti di direzione e di tutte le figure di staff e di supporto in azienda.

Il 2011 è partito all'insegna del settore legale, accelerando quello che già era il trend di fine 2010. Molte sono le figure ricercate in questo ambito, non solo dal punto di vista "professionisti" - avvocati, responsabili uffici legali in azienda, praticanti, esperti in diritti del consumatore, ... - ma anche da punto di vista "staff".

Per quanto riguarda le assistenti in ambito legal, sicuramente sono gli studi legali le realtà più in fermento. Si cercano sia Personal Assistant a Managing Partner e Senior Partner (con compiti di supporto organizzativo e operativo, anche del privato) che assistenti/segretarie legali che possano seguire la parte più operativa dello studio (contatto clienti, redazione e correzione atti, cancelleria di tribunale, depositi e archiviazione pratiche, billing, ...). Tipico di queste realtà è il ruolo dell'Office Manager, responsabile del building management, del recruiting e della gestione del personale di staff.

Le caratteristiche richieste, oltre alla pregressa esperienza nel settore, sono la fluente conoscenza della lingua inglese (anche per gli studi italiani sta diventando un must vista la massiccia presenza di aziende straniere in Italia), precisione, velocità di typing e flessibilità oraria anche se non eccessiva (gli studi più grandi si sono staffati con evening/night assistant che lavorino negli orari serali per seguire progetti in scadenza ed essere a disposizioni nelle filiali del mondo che, per questioni di fuso orario, sono aperti durante la serata italiana).

Per quanto riguarda la parte retributiva, innanzitutto contano molto gli anni di esperienza. Per posizioni di questo tipo abbiamo poi una distinzione tra la PA in ambito legale e la segretaria/assitente legale operativa. Senza entrare troppo nello specifico, le retribuzione di queste figure - ripeto con esperienza - vanno dai 27.000 ai 45.000 euro lordi annui (anche oltre per le figure di Office Manager). Tutti gli studi erogano ticket restaurant, molti coinvolgono anche le figure di staff nel sistema premiante di bonus di fine anno.

I contratti? Vengono offerti contratti a tempo determinato e indeterminato, per chi fosse motivato a questo ruolo potrebbe essere importante valutare inizialmente un contratto di somministrazione di lavoro a tempo determinato.

Buon lavoro a tutte/i,

Fusmar

Segretaria, segretaria di direzione e assistente di direzione: differenze e punti in comune.

I ruoli di staff e di supporto organizzativo e operativo sono spesso simili, ma a volte piccole sfumature li rendono molto diversi.

Nella mia esperienza lavorativa spesso ho dovuto interpretare le esigenze dei clienti che mi chiedevano di selezionare per loro un'assistente di direzione quando invece il ruolo realmente offerto era di segreteria di direzione o di segreteria generica.
E' molto importante approfondire subito le differenze esistenti tra questi ruoli, perchè proporre ad un'assistente di direzione un ruolo di segreteria porta inesorabilmente ad un rifiuto dell'offerta di lavoro. E non è interesse del selezionatore nè lavorare a vuote nè far perdere tempo alle candidate valutate, tempo che potrebbe essere investito in colloqui più profittevoli.
Menziono di seguito un semplice schema (ripeto: molto molto semplice) per individuare le sfumature esistenti tra ruoli di segreteria, segreteria di direzione e assistenza di direzione. Spero possa essere utile per meglio interpretare offerte di lavoro e job description di vostro interesse.

SEGRETERIA: supporto segretariale generico ad un dipartimento (attività A)

SEGRETERIA DI DIREZIONE: attività A + gestione organizzativa delle attività del proprio responsabile o di un team di riferimento (attività B)

ASSISTENZA DI DIREZIONE: attività A + attività B + supporto/svolgi-mento delle attività tipiche del proprio responsabile (attività C)

Nei prossimi giorni pubblicherò anche job description sintetiche che possano aiutare ancor di più nel chiarire i diversi ruoli di staff e supporto.

Fusmar

Assistenti e segretarie: le "aliene" del 2000!

In un mondo del lavoro sempre più vario prendono importanza le assistenti di direzione. La richiesta d'estrema adattabilità al respondabile di riferimento le rende sempre più "fuori dal normale".

Forse ad essere fuori dal normale sono io. Da sette anni mi occupo di ricerca e selezione del personale per una agenzia per il lavoro. Da sette anni mi sono specializzato in ricerca e selezione di assistenti di alta direzione e segretarie. Ruoli ricoperti nel 99,9% dei casi, in Italia, da donne. E fin qui nulla da dire. Quello che risulta strano ai più è che a essersi specializzato nella ricerca e selezione di ruoli tipicamente femminili sia io: un uomo!

Entro nella mia attuale società sette anni e mezzo fa, per caso, per fare uno stage in attesa di partire per il servizio civile. Mi trovo bene, la società si trova bene con me e mi offre un contratto a tempo indeterminato, che mi consente, per la nuova legislazione, di ottenere l'esenzione dagli obblighi di leva.

Parte così un'avventura che dura da più di sette anni e che ancora mi appassiona. Seleziono assistenti di direzione e segretarie, dalle figure di più alto livello (assistenti a presidenti, amministratori delegati e direttori generali) alle figure più junior che si affacciano per la prima volta a ruoli di supporto (segreteria generica e di direzione, assistenza di front-office e così via).

Ogni volta per me è una sfida. Molti mi chiedono cosa possa appassionarmi così tanto: beh, non esistono appigli tecnici da valutare se non la conoscenza delle lingue straniere e dei principali applicativi infomatici. La sfida inizia quindi quando bisogna giocarsi tutto sulla comprensione delle caratteristiche caratteriali della persona che cerca la propria assistente. Queste caratteristiche spesso contano più delle competenze professionali ed è su queste che si basa la scelta finale. Facile? Per nulla!!!

E credo che la sfida sia anche per loro, per voi, assistenti di direzione, che ogni volta vi dovete interfacciare e quindi adattare alla persona cui fornite supporto organizzativo e operativo. Ma questo argomento lo approfondirò più avanti, in un altro articolo ...

Questo blog vuole essere un punto di confronto e discussione tra la consulenza in ricerca e selezione e assistenti di direzione soddisfatte del proprio lavoro o in ricerca del lavoro ideale!

Benvenute a tutte, spero vogliate lasciare consigli e suggerimenti che possano essere utili al mondo dell'assistenza di direzione.

Fusmar