Gestione PC

RISCHIO COMPRESSIONE CARTELLE - OUTLOOK EXPRESS

Molti di voi useranno il client di posta standard di Windows OUTLOOK EXPRESS (da non confondere con OUTLOOK del pacchetto Microsoft Office).

Tutte le vostre preziosissime mail vengono memorizzate in diversi file con estensione *.DBX (ad es.: posta in arrivo.dbx, posta in uscita.dbx e così via)

In pratica, le diverse e-mail vengono memorizzate nelle cartelle di Outlook e per ogni cartella viene creato un file sul disco del vostro PC prendendo il nome dalla cartella e aggiungendo il suffisso *.dbx

Per default, i files vengono archiviati nel disco C:, dove è normalmente installato Windows, e precisamente nella cartella Documents and Settings (anche se è consigliabile cambiare il percorso di archiviazione e portarlo su un disco differente, quello che dovrebbe contenere anche i vostri documenti).

Adesso, supponiamo che avete avviato Outlook Express (OE) per 99 volte: come da impostazioni di Windows XP, la 100ma volta, OE vi presente un messaggio del tipo "E' possibile eseguire la compressione dei messaggi per liberare spazio su disco" lasciando la possibilità di confermare o di rimandare l'operazione.

Ma perché devo comprimere i messaggi? Perchè sicuramente avrete eliminato dei messaggi nelle diverse cartelle di OE. Molti pensano che in questo modo hanno liberato dello spazio: niente di più sbagliato, lo spazio del messaggio eliminato è sempre al suo posto, solo che non lo vedete più perchè viene semplicemente "marcato" come spazio disponibile e sovrascrivibile. Peccato che la dimensione del file su disco rimane assolutamente immutata: se il vostro file Posta in arrivo.dbx con 250 messaggi con o senza allegati era di 500KB e avete cancellato p.es. 50 messaggi, la dimensione del file Posta in arrivo.dbx rimane invariat.

Il concetto è quello dei raccoglitori ad anelli in ufficio: ne avete 10 sullo scaffale, perchè avete cominciato p.es. con 5, poi i messaggi sono aumentati e conseguentemente avete aumentato i raccogliatori. Poi ogni tanto li aprite, trovate dei documenti che non vi servono più e li eliminate: ogni raccoglitore ha dello spazio libero, ma sullo scaffale avete sempre 10 raccoglitori.
Il sistema migliore è quello di spostare i documenti raggruppandoli nei diversi contenitori, in modo da "compattare" lo spazio. Alla fine, non vi serviranno più 10 raccoglitori, potrete eliminare quelli in eccesso, visto che i documenti li avrete spostati nello spazio libero di quelli precedenti.

PERO' esiste un rischio: il PC non è come lo scaffale dell'ufficio!! Per compattare i files, Outlook deve compiere diverse operazioni:

1. copiare i diversi files *.dbx nel Cestino rinominandoli con estensione *.bak (questo solo se avete effettuato i diversi aggiornamenti automatici di Windows Update
2. ogni messaggio "non cancellato" del singolo file *.dbx viene prima esportato, poi reimportato nello stesso file *.dbx, quindi il file temporaneo esportato viene cancellato

Purtroppo, l'operazione impiega una notevole mole di spazio su disco. In particolare, il passaggio 1. "raddoppia" lo spazio impegnato da tutti i diversi files dei messaggi *.dbx. QUINDI se il totale di spazio dei files *.dbx era p.es. di 1500KBytes, avrete pressapoco:
- 1.5GB occupazione files *.dbx di OE
- 1.5GB occupazione files di back-up *.bak nel cestino
- X.XGB occupazione file temporaneo per il processo di export-import dei *.dbx

RISCHIO!! per un utente con PC nella configurazione di default, tutte le operazioni sopradescritte operano sul disco C: Se il disco su cui avete installato Windows ha solo 1GB di spazio e i vostri files di Outlook hanno pressapoco la stessa dimensione, durante l'operazione di Export, OE non troverebbe più lo spazio per terminare l'operazione. E che cosa fa? Va avanti imperterrito, danneggiando i vostri preziosi files *.dbx che superano una certa dimensione.

MORALE: potreste anche rispondere sempre di NO alla compressione, ma non è la soluzione. Conviene:
-  effettuare regolarmente un back-up della cartella contenente i files *.dbx di OE (e anche la rubrica *.wab)
-  archiviare i messaggi più vecchi creando delle sottocartelle (ad es. PostaArrivo2005) e spostandoci i messaggi del 2005: avrete creato un file sensibilmente più piccolo e completamente staccato dal file di lavoro Posta in arrivo, diminuendo i rischi di danneggiamento degli archivi