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Bon Ton riunioni

Non c'è luogo di lavoro che non ne abbia almeno una al mese. In alcuni casi, poi, ci si trova a doverne affrontare più di una a settimana, Parliamo delle riunioni. Di marketing, commerciale, organizzativa o di semplice routine... Le riunioni non mancano mai.

Bene, qualsiasi sia la riunione di lavoro che ci si trovi ad affrontare, è bene tenere a mente che, anche in occasioni come queste, c'è un piccolo galateo che sarebbe meglio tenere sempre presente. Come ci fa giustamente notare CareerBuilder.

Cosa non fare durante uno di questi incontri che, per molti, si rivelano noiosi ma che sono davvero importanti nella carriera di un lavoratore. Riportiamo a seguito le regole d'oro suggerite dal sito.

• Mai arrivare in ritardo. Nulla la dice più lunga sulla vostra disorganizzazione che fare ingresso in una riunione già iniziata. Arrivare con alcuni minuti di anticipo non solo dimostra rispetto nei confronti dei colleghi e del loro tempo, ma vi consente anche di scegliere una buona posizione

• Essere impreparati. Se avete ricevuto un ordine del giorno o dei materiali, leggeteli. Pensate a eventuali domande o interventi che potreste fare in merito agli argomenti in corso.

• Monopolizzare la conversazione. Quando la discussione inizia, è buona educazione far parlare per prime le persone gerarchicamente superiori. Al termine del loro intervento, esponete le vostre opinioni in modo conciso. Non dilungatevi e non sentitevi obbligati a parlare se non avete niente di utile da dire. Come dice il vecchio adagio: "È meglio tacere e sembrare stupidi che parlare e fugare ogni dubbio"

• Far apparire le affermazioni come domande. Formulare le affermazioni come se fossero domande spinge gli altri a dire di no, a polemizzare o ad attribuirsi il merito delle vostre idee.

• Fraintendere i segnali. Cercate di valutare le esigenze e lo stato d'animo dei presenti. Ascoltate attentamente ciò che dicono per capire quanto siano disposti ad accogliere le vostre idee. Dovete fare in modo che il vostro messaggio sia d'interesse per il pubblico. Ad esempio, se tutti sono concentrati sul taglio dei costi e voi desiderate ottenere un aggiornamento del sistema, potreste mettere in evidenza le possibilità di risparmio offerte dal nuovo software o rimandare la richiesta togliere a un altero giorno

• Essere intimoriti. Purtroppo alcuni colleghi considerano le riunioni come campi di battaglia e se stessi come gladiatori verbali che combattono per conquistarsi i favori del superiore. Se siete vittime di un'umiliazione o di un'accusa, difendetevi con calma. Se avete bisogno di guadagnare tempo per pensare, fatelo con una domanda che faccia emergere la responsabilità della persona che vi aggredisce.

• Masticare cicche. Schioccare, fare palloncini e ruminare come una mucca sono azioni irritanti.

• Lasciare acceso il cellulare. Al ristorante e al cinema lo spegnete. Fatelo anche in riunione. Un telefono che squilla interrompe il relatore e distrae i partecipanti. Inoltre, qualunque cosa facciate, non telefonate mai nel mezzo di una riunione

• Andare fuori argomento. Non appropriatevi dell'ordine del giorno. Restate concentrati sugli obiettivi che insieme al vostro team state cercando di conseguire. Se dovete fare una digressione su argomenti non correlati, assicuratevi che gli altri siano d'accordo. Un buon modo per gestire aspetti importanti non correlati all'argomento in corso è di annotarli su una lavagna a fogli e di esaminarli al momento opportuno.

• Non presentarsi. Naturalmente potreste ottenere maggiori risultati astenendovi dal partecipare a una riunione per restare alla scrivania e mettervi concretamente al lavoro. Tuttavia, se la riunione è stata indetta da una persona gerarchicamente superiore all'interno dell'organizzazione, perderete l'opportunità di farvi conoscere. Ricordate: in ultima analisi, le riunioni non riguardano solo la produttività, ma servono anche per proiettare un'immagine positiva e creare relazioni professionali

fonte: CareerBuilder per msn.com