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Uno dei problemi più frequenti per chiunque abbia un'attività in proprio è ottenere l'effettivo incasso di quanto dovuto dai propri clienti. In momenti storici come questo, inoltre, il problema (che è da sempre un vero e proprio flagello per l'imprenditoria Italiana) diventa particolarmente sentito a causa dell'aumentare delle sofferenze e della bassa liquidità in circolazione.

In questo articolo, dedicato sia ai freelancer che ai responsabili di Web Agency, vedremo di fare il punto della situazione per cercare di capire quali sono le cause di questa situazione e come è possibile gestire al meglio i mancati pagamenti o gli eccessivi ritardi nell'incasso di quanto ci è dovuto.

Il cliente non paga?

Purtroppo è una delle cattive abitudini di molti (pessimi) clienti: commissionano un lavoro, pretendono che sia fatto a regola d'arte, ricevono il servizio richiesto e al momento di pagare... spariscono, diventano irreperibili o iniziano ad accampare scuse di ogni tipo per omettere o ritardare il pagamento.

Purtroppo, come già detto, non si tratta di casi isolati ma, molto spesso, di un "fenomeno di malcostume" piuttosto diffuso (soprattutto in Italia).

Le cause di queste situazioni sono molteplici, ma per prima cosa è necessario distinguere tra clienti in buonafede e clienti in malafede: mentre i primi sono dei soggetti che, per un qualche motivo, si sono ritrovati ad essere impossibilitati nell'adempiere ai propri impegni, i secondi (la "razza peggiore") non sono mai stati in grado di adempiere ai propri impegni oppure, più semplicemente, non hanno mai avuto intenzione di farlo.

Per quanto riguarda i clienti in buonafede, le cause che possono portare ad un insoluto sono principalmente due:

1. Insoddisfazione per il lavoro ricevuto;
2. Improvvisa mancanza di liquidità;

Nel proseguo di questo articolo vedremo come tutelarci di fronte a queste situazioni.

Clienti che non pagano: un circolo vizioso

Diversamente da quello che molti possono credere, il principale fattore di rischio per un imprenditore o un lavoratore autonomo non è la mancanza di lavoro, quanto, piuttosto, l'eventualità di non essere pagato per il lavoro effettivamente portato a termine.

Se per una grossa azienda con migliaia di clienti alcuni insoluti possono essere considerati "fisiologici" e non particolarmente preoccupanti, per un freelancer o una piccola web agency possono bastare uno o due clienti "sbagliati" per ritrovarsi in poco tempo in situazioni anche critiche.

Quando, infatti, l'isoluto diventa (proporzionalmente al nostro business) troppo grande, il rischio di chiudere è elevatissimo. A seguito di un brutto insoluto, infatti, viene a mancare la liquidità necessaria a far fronte ai nostri debiti costringendoci, a nostra volta, a creare dei problemi ad altri!

Come è facile intuire, quindi, il problema dei clienti che non pagano è tutt'altro che marginale ed è da considerare una vera e propria piaga che il sistema dovrebbe cercare di debellare o, quanto meno, arginare.

Le cause di dell'"insolvenza sistemica"

Quando parlo di insolvenza sistemica faccio riferimento a quel vero e proprio male dell'economia italiana in cui tutti (a partire dallo Stato!) tendono a ritardare o eludere il pagamento dei lavori ricevuti. Ma perchè succede questo?

• Una delle principali cause di questa tendenza è legata alle inefficenze della giustizia civile: tempi e costi rendono, in talune circostanze, assolutamente illogico ricorrere alle vie legali per ottenere il dovuto! Non è infrequente, infatti, che qualche "insolvente per abitudine" sbeffeggi i propri fornitori invitandoli a fargli causa... quasi a sottolineare l'impercorribilità della strada offerta dai tribunali civili!
• Altra causa è legata alla cronica mancanza di liquidità nel sistema: in tempi di crisi economica, infatti, le banche hanno chiuso i rubinetti del credito rendendo difficile la vita a molte aziende abituate a lavorare con affidamenti che vengono ridotti o peggio revocati.
• Infine, come accennato in precedenza, l'insolvenza genera insolvenza: in Italia, purtroppo, i problemi partono dall'alto. Nel sistema economico, infatti, l'interdipendenza degli attori in gioco porta ad una facile propagazione degli stati di crisi: è facile comprendere, quindi, come l'enorme buco creato dalle Pubbliche Amministrazioni nei confronti di aziende private (si parla di circa 70 miliardi di Euro di debito non pagato) ricada direttamente ed indirettamente su tutto il sistema economico con un effetto "a valanga".

Alla luce di tutto questo diventa immediatamente comprensibile come combattere l'insolvenza dei nostri clienti sia non solo un'esigenza indivduale ma collettiva.

Il cliente non paga? Ci sono problemi anche per le tasse!

Uno dei risvolti dell'insolenza è l'immediata ricaduta a livello fiscale.

E' bene ricordare, infatti, che nel regime fiscale per competenza il cliente riceverà la fattura prima di emettere il pagamento. In questo caso, purtroppo, il ritardo nel pagamento (oltre a creare i problemi già illustrati) ha un ulteriore risvolto negativo: le tasse vanno pagate... anche se il cliente non vi paga!

Facciamo un esempio pratico: se per aver sviluppato un sito web avete emesso una fattura di 1000 Eu + IVA (tot. 1210 Eu) ed il vostro cliente se ne infischia di saldarvela... voi sarete ugualmente tenuti a far fronte ai vostri impegni con lo stato: dovrete versare l'IVA nei tempi previsti (210 Eu) e potreste, se il ritardo è molto consistente, dover anticipare anche i soldi di IRPEF e INPS (diciamo altre 500 Eu circa)... risultato: oltre al danno la beffa!

Diverso il caso di chi è soggetto a regime per cassa: in questo caso, infatti, la fattura deve essere emessa a pagamento ricevuto e prima di tale momento, solitamente, si emette un semplice proforma ovvero un documento privo di valore fiscale (non ha numero progressivo) che ha l'unico scopo di rappresentare al cliente un prospetto di quanto dovuto.

In questo caso i problemi potrebbero essere diversi, in quanto potreste ritrovarvi (a causa di qualche insoluto) a presentare bilanci squilibrati con conseguenti rischi da un punto di vista di congruità agli studi di settore.

Ridurre il rischio che il nostro cliente diventi insolvente: contratto e acconto

la prima cosa da fare è cercare di evitare che il nostro cliente entri a far parte della schiera degli insolventi. Per farlo è necessario attivarsi nella fase iniziale della collaborazione lavorativa, cioè in fase di accordo circa il lavoro da farsi ed il relativo compenso.

Come ho già avuto modo di sottolineare, per un freelancer o una Web Agency è determinante lavorare avendo in mano un pezzo di carta ben scritto. Non si accettano ordini per telefono, ne tantomeno ci si accorda via email! Ogni lavoro deve essere iniziato con una puntuale contrattualizzazione degli obblighi reciproci meglio se scambiata per originale e tramite raccomandata.

Oggetto del contratto saranno quindi:

• Le caratteristiche del lavoro da svolgersi, le modalità di consegna e le tempistiche
• Le modalità ed i termini di pagamento

In questo modo il cliente non potrà accampare insoddisfazione nei confronti del vostro lavoro qualora questo sia stata svolto in aderenza a quanto previsto nel contratto ed allo stesso tempo sarà chiamato ad adempiere ai suoi obblighi di pagamento secondo talune ben precise modalità e tempistiche.

In relazione a quest'ultimo punto diventa determinante l'acconto: personalmente consiglio sempre di NON accettare lavori nei quali il cliente si rifiuta di pagare un acconto adeguatao (minimo 30% del totale, meglio il 50%). L'acconto, infatti, è una prima garanzia di riuscire effettivamente ad incassare parte di quanto concordato.

Se il lavoro è di una certa dimensione e complessità è anche possibile prevedere ulteriori acconti a titolo di avanzamento lavori: il freelancer o la web agency presenta al cliente il lavoro svolto fino ad un certo punto, il cliente - dopo averne preso visione - provvede al pagamento di un ulteriore acconto.

Al termine del lavoro, infine, deve essere richiesto il saldo: personalmente suggerisco di pretendere il saldo alla consegna dopo aver mostrato al cliente una demo funzionante del sito o del software commissionato. Qualora il lavoro consista nella realizzazione di un sito web, ad esempio, è anche possibile prevedere contrattualmente una clausola in cui ci riserviamo il diritto di bloccare il sito (se hostato presso nostre macchine) qualora non pervenga pagamento entro X giorni dalla consegna.

Assolutamente vietato dalla legge, invece, prevedere backdoor o altri sistemi (cd. bombe logiche) che consentano di effettuare forzatamente la disattivazione di un servizio o il blocco di un software a causa di mancato pagamento. L'autotutela, infatti, non è contemplata dal nostro ordinamento e queste attività sono da considerare illecite e, pertanto, sanzionabili!

Ovviamente per taluni servizi (ad esempio consulenze relative al posizionamento di un sito web o alla pianificazione di una campagna di marketing) queste logiche sono difficilmente applicabili e non è possibile prevedere contrattualmente delle forme di "disattivazione" in caso di mancato pagamento... in tali circostanze, più che mai, l'acconto è determinante!

Il cliente non paga: come comportarsi?

Se il cliente non paga entro i termini previsti come bisogna comportarsi? Vediamo di seguito un iter che può essere considerato "standard" di fronte a casi di insolvenza successivi alla consegna del lavoro terminato. E' evidente che quanto segue riguarda l'ipotesi in cui noi abbiamo tenuto fede alla lettera ai nostri impegni, in caso contrario il mancato pagamento del cliente potrebbe essere giustificato dalla nostra inadempienza agli obblighi contrattuali!

Quindi la situazione è questa: lavoro perfetto, consegnato in tempo e nei modi previsti... tuttavia il cliente omette il saldo nei tempi previsti in sede di contratto.

1. Per prima cosa il mio suggerimento è quello di cercare di risolvere la cosa in via del tutto amichevole e bonaria: prendete il telefono e chiamate il vostro cliente per chiedergli educatamente e con la dovuta calma il motivo del mancato pagamento. Può essere che si tratti di un piccolo ritardo dovuto a qualche inconveniente che potrebbe risolversi molto facilmente. Non è ancora il caso di preoccuparsi, quindi.
2. In alternativa è possibile inviare una email o spedire una lettera nella quale, con toni amichevoli, si richiede il pagamento di quanto dovuto o ulteriori informazioni circa la data di effettivo pagamento dello stesso.
3. Se la telefonata e/o la mail non hanno prodotto effetti (il cliente non si fa trovare oppure risponde in modo vago, aggressivo o fa promesse che non mantiene) è necessario "prendere carta e penna" per scrivere una formale richiesta di pagamento che dovrà essere inviata tramite raccomandata A.R.:
   • personalmente consiglio di non procedere ad inviare raccomandate se sono passati meno di 15-20 giorni dalla data di scadenza della fattura, il rischio, infatti, è che percorrere questa strada prima che l'insoluto diventi tale in quanto potrebbe incrinare i rapporti col vostro cliente (alcuni giorni di ritardo sono normali ed anche ammissibili quando determinati da festività, ritardi bancari o piccoli imprevisti);
   • il sollecito di pagamento inviato tramite raccomandata A.R. costituisce una vera e propria messa in mora del debitore in quanto deve contenere un esplicito invito ad adempiere entro un lasso di tempo ragionevole (ad esempio 15 giorni) avvisando che in mancanza si procederà per vie legali.
4. Se anche la raccomandata non sortisce gli effetti desiderati sarà effettivamente necessario richiedere un decreto ingiuntivo che consiste, in parole povere, in un ordine che un giudice rivolge al debitore intimandogli di adempiere alla propria obbligazione entro un determinato periodo di tempo (ad esempio 40 giorni). Trascorso inutilmente il periodo di tempo concesso, il decreto diventa esecutivo rendendo pertanto possibile il pignoramento dei beni del debitore. Se il debito non supera i 5.000 Euro è anche possibile cercare di evitare il ricorso ad un legale (che comunque comporta una certa spesa) e provare ad appellarsi personalmente al Giudice di Pace competente per territorio.

Da notare che l'invio della Raccomandata per la messa in mora del debitore è un prerequisito indispensabile ai fini della richiesta di decreto ingiuntivo.

Ovviamente, è appena il caso di sottolinearlo, anche il decreto ingiuntivo (che ha dei costi - minimo 400 Euro - variabili in relazione al credito da riscuotere) potrebbe portare ad un nulla di fatto: molti "cattivi pagatori", infatti, sono formalmente nullatenenti... e quindi, anche in caso di pignoramento, potrebbe non esserci nulla da pignorare (ma questo è un caso limite, ovviamente).

La raccomandata di messa in mora

Di seguito una bozza che potete utilizzare per scrivere la vostra raccomandata di messa in mora:

Luogo e Data

Spett.Le
(Nome e Cognome del Cliente
o Denominazione Sociale)

OGGETTO: Mancato pagamento ns. fattura XXX

Non avendo ricevuto alcun riscontro alle nostre precedenti richieste telefoniche e via email, con la presente siamo a chiedervi formalmente il pagamento della ns. fattura N. XXX del XX/XX/XXXX di Euro XXXX,XX che, ad oggi, risulta NON saldata nonostante i termini di pagamento concordati siano ampiamente scaduti.

Al fine di regolarizzare la situazione, pertanto, vi chiediamo di provvedere al saldo della suddetta fattura nel tempo più breve possibile e comunque non oltre XX giorni dal ricevimento della presente raccomandata A.R.

Contestualmente avvisiamo che in caso di mancato pagamento, nei termini indicati, non seguiranno altri avvisi ma ci troveremo costretti a procedere mediante decreto ingiuntivo addebitandovi, oltre agli interessi nella misura stabilita dalla legge, gli ulteriori costi derivanti dagli oneri e dalle spese di natura legale e/o comunque legati all'incasso di quanto ci è dovuto.

Alleghiamo alla presente copia della fattura.

Distinti Saluti

(Nome e Cognome
Firma)

(Allegate a questa lettera copia della fattura)

inoltre è necessario:

• allegare le prove documentali a sostegno delle ragioni esposte (originale del contratto e delle fattura);
• indicare il domicilio del ricorrente (se il domicilio indicato non è nel comune dove ha sede il Giudice di Pace, le notifiche verranno fatte presso la cancelleria)

Di seguito una bozza di domanda al giudice:

Al Giudice di Pace di XXXXXXXXXXX Ricorso per Ingiunzione Il sottoscritto ........... (indicare nome e cognome o ragione sociale, indirizzo, codice fsicale e partita iva) Premesso che: - Il sig ... (nome del cliente) commissionava la realizzazione di un sito web avente le specifiche indicate nel contratto sottoscritto in data XX/XX/XXXX. - Tale sito web è stato realizzato secondo le specifiche concordate e nei tempi previsti. - A fronte di tale lavoro era stato pattuito un compenso di Euro XXXX,XX come risultante dal medesimo contratto. - In data XX/XX/XXXX il sig ... (nome cliente) ha pagato un acconto di Euro XXXX,XX. (da omettere se non è stato pagato alcun acconto) - All'atto della consegna è stata emessa fattura N. XXX in data XX/XX/XXXX. (indicare gli estremi della fattura eventualmente emessa) - Nonostante il termine previsto per il saldo sia ampiamente scaduto, il sig ... (nome del cliente) non ha adempiuto al pagamento di quanto dovuto pari ad Euro XXXX,XX. - Che in data XX/XX/XXX il sottoscritto provvedeva a richiedere il pagamento a mezzo raccomandata A.R. concedendo un termine di XX giorni per l'adempimento. - Che nonostante tale richiesta il agamento non è mai pervenuto. Ricorre alla S.V. Giudice di Pace di XXXXXXXXXXX, ai sensi e per gli effetti degli artt. 633, 634 e 641 c.p.c., affinché voglia ingiungere al Sig ... (generalità del cliente complete di indirizzo di residenza o della sede legale se trattasi di società) di pagare alla ricorrente per le causali indicate in premessa, la somma di Euro XXXX,XX oltre gli interessi legali a decorrere dal XX/XX/XXXX (data di scadenza prevista per il saldo) alla data dell'effettivo soddisfo ed onorari di questo procedimento, come da nota spese allegata, fissando alla parte debitrice un termine non superiore ai quaranta giorni ai fini dell'opposizione. Si allega: - Originale del contratto / modulo d'ordine - Originale della fattura N. XXX emessa in data XX/XX/XXXX - Nosta spese eventualmente sostenute (ad es. i costi per l'assistenza di un legale nella preparazione della domanda)

Conclusioni

Chiunque abbia un lavoro indipendente incapperà, prima o poi, in un insoluto... mantenendo un alto livello di attenzione, tuttavia, è possibile abbattere il rischio effettuando una rigida selezione all'ingresso: evitate clienti che non vogliono pagare l'acconto o che chiedono sconti sull'anticipo... viceversa offrite un prezzo di favore a chi accetta di pagare un acconto sostanziale!

Ricordate che la fortuna di un impresa non è proporzionale al numero dei clienti ma alla loro qualità. Costruitevi un parco clienti affidabile ed avrete una vita lavorativa serena e senza il rischio di incappare in brutte sorprese.

(fonte: MRWebmaster)