I moduli mobili compilabili possono migliorare la performance di aziende che svolgono diverse attività per cui sono richieste numerose pratiche burocratiche, come ispezioni, manutenzione, controllo qualità, gestione dei dipendenti, ecc.
Con la compilazione automatizzata dei moduli, puoi completare moduli elettronici nell’app su un dispositivo mobile, iOS o Android, modificarli sia online che offline, e inviarli immediatamente al tuo team, ufficio o altri soggetti interessati. I documenti completati vengono archiviati in un archivio cloud centralizzato, per prevenire danneggiamento o perdite dei dati.
Ma anche il tradizionale modo di lavorare viene preservato. Potrai ritrovare ciò che sei abituato a vedere nei PDF cartacei, senza modificare la tua routine di lavoro.
Vantaggi delle soluzioni che includono moduli mobili
- Accuratezza dei dati. Il riempimento automatico dei moduli riduce al minimo gli errori umani. Le informazioni chiave vengono inserite in un modello con campi predefiniti e i dati di input si adattano ai parametri specificati.
- Nessuna perdita di documenti. A differenza della carta, i moduli digitali hanno meno probabilità di essere danneggiati o persi a causa di un errore umano.
- Invio istantaneo. Una volta acquisiti tutti i dati, il modulo si muove automaticamente nel flusso di lavoro. La persona o i gruppi assegnati all’attività vengono informati del fatto che il documento è pronto per essere ulteriormente gestito.
- Raccolta dati offline. L’aggiunta di dati in modalità offline può essere fondamentale per i team che operano in luoghi di lavoro remoti senza una connessione ad internet stabile.
- Accesso alle ultime versioni. Il personale del cantiere, l’ufficio, gli ispettori e gli appaltatori possono lavorare con le ultime versioni dei documenti, con gli ultimi commenti, markup e revisioni. Ciò permette di sincronizzare i processi tra più team ed evitare problemi di comunicazione e ritardi.
- Conformità agli standard. Puoi creare liste di controllo digitali, report, materiali di riferimento e guide per la sicurezza, ecc. che soddisfano sia gli standard del settore che i tuoi requisiti di stile aziendale.
- Tempo e soldi risparmiati. Risparmia sulla stampa e sulla consegna. Anche le ore lavorative impiegate in queste attività sono ridotte, poiché non è necessario scansionare, caricare, rinominare manualmente i file e inviarli via e-mail separatamente a ciascun destinatario.
- Convenienza. Non dovrai più portare con te numerose copie cartacee e penne, un vantaggio significativo per gli auditor che ispezionano oggetti remoti come turbine eoliche o stazioni. Anche le condizioni meteorologiche come forte vento, pioggia o mareggiate non interromperanno il riempimento dei moduli.
- Nessun ingombro cartaceo. I moduli mobili eliminano il disordine creato dalle pile di carta, cosa che è particolarmente utile quando si opera in spazi ristretti come una cabina di pilotaggio o una cabina di una gru.
- Sostenibilità. Le soluzioni di moduli mobili riducono l’utilizzo della carta, aiutando le aziende a diventare più rispettose dell’ambiente nelle loro operazioni quotidiane.
10 Funzionalità principali dell’app per moduli mobili
I moduli mobili possono integrare funzionalità diverse a seconda del software che stai utilizzando. Ma mentre i normali editor PDF offrono di solito solo funzionalità di base, le app di compilazione moduli professionali (Fluix, Fieldwire, Procore, ecc.) sono progettate per risolvere problemi particolari di settori come l’edilizia, l’energia, etc. Le loro funzionalità vanno oltre la semplice modifica del testo e possono essere dotato di campi più funzionali.
- Testo e numeri. Compila qualsiasi tipo di campo, dall’indirizzo al nome dell’ispettore.
- Elenchi a discesa e selezioni. Sostituisci l’immissione di testo libero e accelera il completamento.
- Note. Aggiungi note di testo, disegna, aggiungi forme, evidenzia con colori, sottolinea o crea note a comparsa. Aggiungi firme e immagini come annotazioni nei moduli senza firma predefinita o campi immagine.
- Immagini. Carica un’immagine dalla tua galleria fotografica o usa una fotocamera direttamente dal modulo. Aggiungi geotag e timestamp per riflettere il tuo luogo di lavoro in modo più accurato.
- Geotag. Importante per distinguere tra oggetti dall’aspetto identico in luoghi diversi.
- Data e ora. Scegli una data con un clic e verrà aggiunta nel formato che ti serve: gg/mm/aaaa, mm/gg/aaaa, ecc.
- Firma elettronica. Utilizza una firma digitale che puoi pre-salvare sul tuo dispositivo. Puoi anche acquisire le firme autografe dei clienti direttamente sullo schermo dell’iPad o dell’iPhone, utilizzando un dito o una penna compatibile. Nei moduli senza un campo firma predefinito, puoi crearne uno e renderlo obbligatorio.
- Codici a barre e codici QR. Scansiona il codice a barre o il codice QR con un clic e carica i dati acquisiti senza inserimento manuale.
- Formule condizionali. Modifica dinamicamente il modulo in base ai dati inseriti, ad esempio nascondendo i campi irrilevanti o rendendoli non obbligatori.
- Controlli di convalida. Aiuta l’utente a inserire i dati nel formato corretto.
L’elenco presente sopra non è definitivo e immutabile, poiché il vero vantaggio dei moduli mobili è appunto la loro adattabilità a un infinito numero di scopi.
Esplora l’app che stai utilizzando, impara di più sulle funzionalità di cui hai bisogno e migliora la tua produttività e prestazioni, evitando ritardi nei progetti e garantendo la sicurezza sul luogo di lavoro.