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Blockchain e gestione documentale

Negli ultimi anni, la trasformazione digitale è stata un importante punto della strategia di molte aziende. Queste ultime hanno pianificato e, lentamente, hanno iniziato a implementare le piattaforme e i servizi necessari per trasformare digitalmente i loro processi aziendali.

La pandemia di Covid-19 ha accelerato gli sforzi fatti per la trasformazione digitale di molte aziende, soprattutto a causa dell’impennata dell’utilizzo di Internet e del fatto che molti loro clienti preferiscano oggi utilizzare i canali digitali.

Una delle parti essenziali di un’efficace strategia di trasformazione digitale è l’implementazione di un sistema di gestione documentale (DMS). Ciò offre alle aziende una serie di vantaggi, tra cui il risparmio di tempo e l’efficienza dei processi aziendali.

Tra le varie tecnologie innovative nate negli ultimi anni, la blockchain sembrerebbe essere quella che promette di migliorare significativamente i sistemi di gestione documentale. Mantenendo i vantaggi tradizionali della digitalizzazione, la blockchain li valorizza ulteriormente, rendendo l’archiviazione e la gestione dei documenti ancora più sicura.

Ma come può nel concreto la blockchain migliorare i sistemi di gestione documentale? In questo post esamineremo questa domanda in modo più dettagliato.

 

Cos’è la Blockchain?

 

Il modo migliore per capire la blockchain è pensarla come un database. Un tipico database memorizza i dati in tabelle che rendono facile per gli utenti interrogare i dati e trovare le informazioni che stanno cercando.

La differenza significativa tra un database tipico e una blockchain è il modo in cui i dati sono archiviati e strutturati. A differenza di un database tradizionale, i dati in una blockchain sono archiviati in gruppi o blocchi.

Ogni volta che viene effettuato un nuovo inserimento di dati, viene scritto nel blocco e una volta che il blocco è pieno, viene concatenato al blocco precedente. È per questo motivo che è nota come “blockchain”. Quando vengono immessi nuovi dati, vengono scritti in un nuovo blocco fino a quando quel blocco non è pieno e quindi concatenato alla blockchain esistente. Questo ciclo continua quindi per tutti i dati in futuro.

Il vantaggio della tecnologia blockchain è che crea un timestamp esatto ogni volta che i dati vengono inseriti nella blockchain. Di conseguenza, le voci dei dati vengono fissate nel tempo e non possono essere modificate. Si può quindi quasi pensarla come un muro di mattoni in cui ogni mattone inserito è diverso dall’altro in quanto vi viene apposta una nuova scritta. Una volta cementato sopra un nuovo mattone, quella scritta è fissa e non può essere modificata.

Ciò fornisce una migliore trasparenza e la natura distribuita della blockchain la rende meno vulnerabile alle minacce alla sicurezza. In effetti, ad oggi non si sono ancora mai verificati casi in cui la sicurezza di una blockchain sia stata violata.

 

Perché la gestione dei documenti è importante??

 

Come accennato in precedenza, la gestione dei documenti digitali svolge un ruolo fondamentale negli sforzi di trasformazione digitale di qualsiasi azienda. Questo semplicemente perché mantenere un sistema di archiviazione efficiente può essere difficile quando vengono utilizzati documenti fisici.

Spesso le aziende hanno bisogno di strutture di archiviazione fuori sede per archiviare e gestire i propri documenti e per le piccole imprese, i documenti cartacei possono diventare difficili da gestire. Quindi, passare dalla carta a un sistema di gestione documentale digitale, rende l’intero processo più efficiente e snello.

Alcuni dei vantaggi di un sistema di gestione dei documenti sono:

  • Risparmia spazio. Nel tempo, i documenti cartacei possono occupare molto spazio. Al contrario, le aziende possono archiviare migliaia di pagine per gigabyte di spazio di archiviazione.
  • È sicuro. Per proteggere i file cartacei, spesso è necessario archiviarli fuori sede e disporre di un backup di ogni file disponibile. Ciò raddoppia la quantità di spazio di archiviazione necessaria ed è sicuramente poco pratico. Al contrario, i file digitali possono essere conservati in un archivio sicuro, come ad esempio quelli forniti dai provider di cloud storage.
  • Fa risparmiare denaro. Non solo riduce i costi derivanti dall’archiviazione, ma riduce anche i costi di copia, scansione, posta e servizi di spedizione.
  • Fa risparmiare tempo. Quando le aziende salvano copie digitali dei loro documenti, è molto più facile per loro trovare i documenti di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno. Al contrario, le copie cartacee richiedono ricerche approfondite in centinaia di file solo per trovare un’informazione.
  • È facilmente accessibile. Quando i documenti sono archiviati elettronicamente, chiunque può accedervi da qualsiasi luogo.

Come la Blockchain può essere usata nella gestione documentale?

 

Ora, la domanda è: come può la blockchain migliorare la gestione dei documenti? Alcuni esempi di ambiti in cui  la blockchain può essere utilizzata da un’azienda per migliorare il proprio sistema di gestione dei documenti includono:

  • Conservazione. Utilizzare la tecnologia blockchain in un sistema di gestione dei documenti consente alle aziende di archiviare e proteggere i propri dati e documenti in modo immutabile. Ciò garantisce che i documenti non possano essere manomessi e che ogni azione intrapresa su un documento, dalla sua origine fino all’accesso al documento e alla modifica dello stesso, sia tracciabile. Questo, in definitiva, assicura che le aziende garantiscano che i loro documenti nel sistema di gestione dei documenti siano al sicuro.
  • Condivisione. La condivisione di documenti è uno dei principali modi in cui i documenti vengono utilizzati per scopi aziendali. Ad esempio, i documenti vengono condivisi tramite e-mail o concedendo a determinati dipendenti l’accesso all’archiviazione centrale per la collaborazione. Utilizzando la tecnologia blockchain nel sistema di gestione dei documenti, le aziende possono eliminare il rischio di corruzione dei dati o accesso non autorizzato, pur garantendo standard di sicurezza e affidabilità nello scambio o nella condivisione di documenti.
  • Monitoraggio. Questa è una parte vitale di un efficace sistema di gestione dei documenti. Quando si utilizza la tecnologia blockchain, qualsiasi azione eseguita dagli utenti all’interno del sistema, come la creazione, l’alterazione, la firma, la consegna e la ricezione di documenti può essere tracciata e certificata.
  • Scansione. La tecnologia blockchain consente alle aziende di certificare l’affidabilità di qualsiasi documento cartaceo durante il processo di scansione. E’ inoltre possibile generare un codice QR adesivo fisico per certificare la conformità alla versione digitalizzata del documento registrato sulla blockchain.
  • Stampa. La stampa di documenti è parte integrante delle operazioni di qualsiasi azienda. Quest’ultima deve stampare tutto, da fatture, a preventivi e contatti. La tecnologia blockchain consente alle aziende di garantire l’affidabilità e l’autenticità dei documenti stampati inserendo uno speciale codice QR durante la stampa. Tale codice consente di aggiungere un collegamento alla versione digitale del file originale, garantendo così l’autenticità del documento stampato.
  • Firme elettroniche. La tecnologia blockchain consente alle aziende di integrare funzionalità avanzate di firma di documenti crittografati nei propri documenti. Ciò rende l’accettazione di contratti, offerte o fatture semplice, affidabile e legalmente verificabile. Questo, in definitiva, riduce il rischio di controversie ed elimina errori e problemi di sicurezza.

 

In definitiva, quando si utilizza la tecnologia blockchain in un sistema di gestione dei documenti, essa offre gli stessi vantaggi di un sistema di gestione dei documenti tradizionale, migliorandoli però sotto diversi aspetti.

Per menzionarne uno, garantisce che tutti i documenti in un sistema di gestione dei documenti siano conformi al GDPR e ad altre normative e normative sulla privacy e rispetta la riservatezza di tutte le informazioni contenute nei documenti.

Riduce inoltre il rischio di errori, accessi non autorizzati e controversie, consentendo alle aziende di tenere traccia di ogni azione su un contratto. In sintesi la blockchain garantisce una migliore protezione dei dati, rendendo la gestione dei documenti più efficiente e snella.

 

Conclusioni

 

Per qualsiasi azienda che desideri implementare una strategia di trasformazione digitale, è essenziale implementare un sistema di gestione documentale. Quest’ultimo fa risparmiare tempo, denaro e rende l’azienda più efficiente poiché tutte le informazioni e i documenti sono disponibili istantaneamente e in modo sicuro.

Per ulteriori informazioni sulla blockchain e su come può migliorare la gestione dei documenti, visita il nostro sito Web o contattaci per maggiori dettagli. Papeers è una soluzione software all-in-one che rende la gestione documentale più semplice ed efficiente. Integra la tecnologia blockchain, garantendo trasparenza e affidabilità nella sfera delle attività come scansione, stampa, archiviazione, scambio, approvazione, condivisione e firma di documenti.

PaPeers è un progetto sviluppato da Mangrovia Blockchain Solutions. Attiva su scala globale, Mangrovia Blockchain Solutions è specializzata nella progettazione, sviluppo e integrazione di soluzioni tecnologiche distribuite avanzate applicate alla supply-chain, fintech, energia, marketing e principali settori industriali.

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https://mangrovia.solutions/blockchain-and-document-management-systems

 

Contatti:

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+39 02 45391390

Cartelle cliniche e gestione documentale nell’era post-coronavirus

Mangrovia Blockchain Solutions dedica un ringraziamento a tutti i professionisti che ci hanno aiutato nella stesura di questo articolo, condividendo dati, informazioni, ma anche esperienze personali.

La collaborazione è di fondamentale importanza per il lavoro portato avanti. Chiunque nel suo piccolo può contribuire alla nostra attività di ricerca volta ad aiutare il settore sanitario nel processo di digitalizzazione compilando il seguente questionario.

I risultati raccolti verranno condivisi in forma anonima con tutti i partecipanti.

In piena emergenza, il carico di lavoro e le condizioni, la scarsità di mezzi, strumenti, strategie e la carenza di risorse umane hanno evidenziato le falle di un sistema sanitario obsoleto.

La recente pandemia sta facendo affiorare con sempre maggior drammaticità una serie di inefficienze legate alla gestione delle informazioni in ambito sanitario, rendendo di conseguenza sempre più ineludibile una radicale opera di rinnovamento dei modelli e degli strumenti adottati da operatori e pazienti nell’ambito della gestione dei dati, anche nei paesi più evoluti dal punto di vista tecnologico.

Non è d’altronde solo il dramma del Covid-19 ad aver reso strettamente necessario l’avvio immediato di una fase di trasformazione in chiave digitale della gestione documentale in ambito sanitario. Ulteriori fenomeni socio-economici più strutturali in atto ormai da decenni – come la riduzione degli investimenti pubblici, l’aumento dell’aspettativa di vita, l’elevata mobilità delle persone e la crescita delle informazioni acquisite nei processi di gestione sanitaria del paziente – hanno infatti già ampiamente messo in luce la necessità di adottare nuovi modelli digitalizzati.

Il quadro normativo in Italia: CEE e FSE

Rispetto al tema della gestione elettronica delle cartelle cliniche, ad esempio, il sistema politico ha tentato negli anni scorsi di imprimere un’accelerazione verso la digitalizzazione del sistema, recependo gli obiettivi dell’Unione Europea contenuti nell’Action Plan eHealth 2004.
Ciò è avvenuto attraverso l’istituzione del Codice dell’Amministrazione Digitale (2005) e, successivamente, delle Cartelle Cliniche Elettroniche e del Fascicolo Sanitario Elettronico, con cui regioni e province autonome potessero unificare la raccolta dei dati e documenti digitali di tipo sanitario e sociosanitario dei pazienti, generati da eventi clinici presenti e trascorsi, e migliorare di conseguenza non solo i processi di prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione, ma anche quelli relativi alla ricerca scientifica in campo medico, biomedico ed epidemiologico, alla programmazione sanitaria, e al monitoraggio della qualità delle cure e dell’assistenza sanitaria.

Più recentemente (2019) la Commissione Europea ha diffuso una serie di raccomandazioni in conformità al Regolamento 2016/679, utili a indirizzare a livello nazionale lo sviluppo di un formato europeo standardizzato per lo scambio delle cartelle cliniche informatizzate (EHR), al fine di garantire, in maniera sicura, interoperabile e transfrontaliera, la trasmissione di dati sanitari elettronici.

Il vicepresidente del mercato unico digitale Andrus Ansip sul tema ha inoltre dichiarato:

“Le persone chiedono un accesso online sicuro e completo ai propri dati sanitari, ovunque si trovino. I professionisti sanitari hanno bisogno di cartelle cliniche affidabili per fornire un trattamento più informato e più rapido. I sistemi hanno bisogno di maggiori risorse per la migliore assistenza personalizzata. Insieme dobbiamo accelerare e sviluppare lo scambio sicuro di cartelle cliniche elettroniche in tutta l’UE: ciò migliorerà la vita dei cittadini e aiuterà gli innovatori a trovare la prossima generazione di soluzioni digitali e trattamenti medici.”

Lo scenario applicativo in Italia: luci e ombre

Osservando il contesto del nostro Paese risulta chiaro come questo processo di trasformazione si sia purtroppo realizzato solo marginalmente. Mentre la diagnostica per immagini e la raccolta di dati riferiti al paziente in occasione dei ricoveri sono di uso comune, gli altri aspetti destinati a completare il quadro e rendere veramente efficiente la digitalizzazione sono trascurati.

Alla base del problema vi è sicuramente una particolarità della legislazione italiana, ovvero la ripartizione delle competenze tra Stato/Regioni, in questo contesto mal definita. Manca infatti un quadro normativo unitario che possa guidare le strutture sanitarie pubbliche e private nel processo di dematerializzazione a norma delle cartelle cliniche cartacee e nella gestione digitalizzata a monte di tale documentazione. Ciò, inoltre, ha generato anche una notevole frammentazione delle scelte di carattere tecnologico adottate dai diversi sistemi sanitari locali.

Una recente ricerca condotta dall’Osservatorio Innovazione Digitale in Sanità della School of Management del Politecnico di Milano mostra un consolidamento del trend di crescita della spesa per la sanità digitale, con un +7% nel 2019 dopo il +2% dell’anno precedente, raggiungendo un valore complessivo di € 1,39 miliardi. Sono le strutture sanitarie a sostenere la quota più rilevante della spesa, con investimenti pari a 970 milioni di euro (+9% rispetto al 2017), seguite dalle Regioni con 330 milioni di euro (+3%), dai medici di Medicina Generale con 75,5 milioni (+4%), e dal Ministero per la Salute con 16,9 milioni di euro (contro i 16,7 milioni nel 2017).

Di grande interesse è però soprattutto la varietà delle soluzioni di digitalizzazione adottate e la loro portata rispetto al bacino di utenza, che si amplia infatti dai soli addetti ai lavori andando a coinvolgere sempre più anche i pazienti e gli operatori esterni alle strutture sanitarie coinvolte nei processi di diagnosi e trattamento. Ad esempio, l’85% dei medici di base e l’81% degli specialisti utilizza la email per comunicare con i pazienti, mentre il 64% preferisce WhatsApp (57% degli specialisti) per la gestione degli appuntamenti oppure condividere documenti e dati clinici; la maggior parte delle aziende sanitarie è inoltre dotata di un supporto informatico diffuso, cioè esteso per oltre il 60% delle attività.

Rischi e svantaggi del contesto attuale

Tra le diverse problematiche emerse, quella dell’interoperabilità dei diversi sistemi gestionali adottati o sviluppati dalle istituzioni regionali e dalle singole strutture sanitarie costituisce una delle più urgenti da affrontare.

Nel contesto attuale risulta evidente che la sinergia di competenze diverse e la comunicazione sono  la base per un sistema efficiente. Ad esempio, l’integrazione di ASL, Regioni, rete ospedaliera, medici di base, enti locali e terzo settore permetterebbe di avere un quadro completo sia della situazione del singolo che del territorio.

I vantaggi in tal senso sarebbero molteplici:

  • storia clinica completa e accessibile ad ogni attore autorizzato
  • integrazione di competenze diverse per cure e trattamenti più accurati e puntuali
  • riduzione del carico di lavoro del personale sanitario
  • raccolta e analisi dei dati con fini di ricerca e studio di modelli predittivi

Alla luce della situazione attuale è dunque più che mai necessario un sistema di gestione dei dati condiviso e facilmente accessibile.

I vantaggi della blockchain nella gestione delle cartelle cliniche

Ad oggi per lo stesso paziente poliambulatori, studi medici, ospedali e singoli medici, ciascuno con il suo software gestionale, creano diversi file spesso scollegati tra loro e i dati sono quindi spesso incompleti e difficili da aggiornare. Al fine di affrontare tale problema, sono sempre più le tecnologie disponibili; tra queste una particolarmente adatta sembrerebbe essere il registro dei dati distribuito, ovvero la tanto chiacchierata blockchain.

La blockchain consentirebbe di certificare lo storico clinico completo dei pazienti, sia quello proveniente dalle strutture sanitarie che dalle App usate dai singoli cittadini per tenere sotto controllo pressione, frequenza cardiaca, assunzione di farmaci o altro. Grazie all’accesso alla storia clinica, condivisa con gli altri attori e inviolabile, i medici possono verificare, per esempio, quali farmaci sono stati prescritti, evitando così la somministrazione di farmaci incompatibili.

Inoltre, l’utilizzo di certificate authorities (eventualmente anche di stato ma solo per blockchain private) e le tecniche di crittografia che sono alla base dell’interazione con le più comuni blockchain, rendono l’accesso e soprattutto l’identità più che sicura.

Infine, la caratteristica principale della blockchain, quella di essere distribuita, la rende resiliente: si elimina il cosiddetto single point of failure grazie alla replica del registro sui diversi nodi.

Ulteriori aree di applicazione in ambito sanitario

Con l’applicazione della blockchain si prospettano quindi profonde e importanti innovazioni. L’integrazione di tale tecnologia permetterebbe il miglioramento di diversi aspetti:

  • gestione ottimizzata dei dati dei pazienti e delle cartelle cliniche: come già evidenziato, la condivisione sicura e inviolabile delle CCE migliorerebbe il servizio, riducendo i costi e i rischi derivanti da incidenti tecnici, errori umani o falsificazioni intenzionali.
  • resilienza del sistema. I dati salvati in blockchain non rischiano di andare perduti a causa di un crash di una macchina.
  • processi di trattamento e telemedicina: la creazione di un ecosistema altamente comunicante consentirebbe diagnosi più rapide e piani di assistenza personalizzati.
  • gestione delle catene di approvvigionamento dei farmaci: la blockchain rappresenta un potente strumento per la gestione della supply chain sia per contrastare la contraffazione, sia nel monitoraggio post-vendita di farmaci e dispositivi.
  • polizze assicurative: l’accesso a dati provenienti da fonti diverse prima di autorizzare la copertura di spese mediche ridurrebbe la possibilità di frodi assicurative.

 

Conclusioni

I mezzi a disposizione sono molteplici e ormai alla portata di qualsiasi attore coinvolto nell’ecosistema sanitario. Al fine di implementare le misure citate, occorre però oggi sollecitare la consapevolezza e la partecipazione della comunità, nei diversi contesti di vita e di lavoro. Senza la collaborazione e concreti investimenti di tempo e risorse in tal senso, l’opera di tanti professionisti impegnati nella prevenzione e promozione della salute rischia di fallire.

Il disegno della macroarchitettura che deve fungere da trama su cui si poggia tutto il sistema che va costruito deve essere unica, resiliente e soprattutto sicura.

Raccontaci la tua esperienza e aiutaci a sostenere lo sviluppo del settore sanitario compilando un breve questionario.

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Blockchain e machine-learning applicate alla gestione documentale

image001La gestione documentale costituisce uno degli aspetti più pervasivi e strategici nell’ambito dei processi di organizzazione aziendale, coinvolgendo tipicamente non solo l’intera organizzazione, ma anche gli interlocutori esterni coinvolti nei processi di generazione, scambio e trattamento dei documenti e in generale delle informazioni.

Gli ultimi anni avevano già visto le imprese italiane avviarsi in maniera convinta verso processi di digitalizzazione, innanzitutto per garantire migliori performance operative, ma anche per questioni di sicurezza, di compliance normativa, e di rispetto dei temi dell’ecosostenibilità. Anche l’indagine “Printing Trends in SMB and Enterprise” condotta nel 2017 rispetto al rapporto tra le aziende americane, inglesi e tedesche e i sistemi di gestione documentale ha rilevato una considerevole quota di mercato disponibile a sostenere investimenti dedicati, e nello specifico una crescente propensione verso questo tipo di tecnologie da parte delle organizzazioni con almeno 50 dipendenti.

Gli effetti del Covid-19 sulla gestione documentale

I recenti accadimenti legati all’epidemia del Covid-19 stanno ora accelerando enormemente questo fenomeno, avendo reso ineludibile ormai il passaggio a modelli decentralizzati di gestione documentale anche per piccole aziende e studi professionali, finora rimasti meno coinvolti dai fenomeni di dematerializzazione dei contenuti.

D’altronde è chiaro ormai come un archivio documentale organizzato in chiave strategica e protocolli di trattamento e conservazione correttamente definiti rappresentino fattori di efficienza e di competitività imprescindibili per qualsiasi organizzazione, specialmente in un periodo come quello del recente lockdown in cui il distanziamento forzato ha imposto giocoforza – e con tempistiche eccezionali – l’attivazione di modalità di “smart working” e di attività lavorative da remoto, con conseguenze spesso traumatiche per le realtà meno predisposte a questo tipo di gestione organizzativa.

La tecnologia naturalmente si sta dimostrando sempre più protagonista nel dare spinta propulsiva alla transizione in atto, rendendo disponibili al mondo delle imprese e della pubblica amministrazione modelli decentralizzati, applicazioni di intelligenza artificiale, sistemi 5G e dispositivi di IoT sempre più diffusi, sicuri e performanti. Inoltre, l’integrazione di queste innovazioni sta dando forma a frameworks tecnologici via via più evoluti, in grado di efficientare in modo davvero radicale i modelli di gestione aziendale e ad ottimizzare così le performance di produzione in una misura difficilmente pronosticabile fino a pochi anni fa.

La gestione documentale secondo Mangrovia

Nell’ambito della gestione documentale, ad esempio, la startup di Milano Mangrovia Blockchain Solutions ha recentemente sviluppato una soluzione che va ben oltre i tradizionali DMS (Document Management System), e che mette a disposizione di PMI e grandi aziende un vero e proprio data hub di strumenti usabili ed integrati, in grado di abilitare una gestione di documenti e dati aziendali totalmente intuitiva, certificata, sicura e affidabile, e di sfruttare così al meglio le potenzialità offerte da un utilizzo evoluto delle tecnologie blockchain, IoT e machine- learning.

Il framework PaPeers consente infatti non solo di abilitare – in modalità cloud, ibrida o on-premise – le funzionalità tipiche dei sistemi di gestione documentale (generazione, conservazione, gestione workflow, protocollazione, reperimento, firma, scambio, etc…) garantendo standard massimi di affidabilità e di sicurezza delle informazioni trattate grazie alla blockchain, ma favorisce al tempo stesso l’applicazione pervasiva di tali standard a tutti i flussi di dati in cui l’azienda è coinvolta, integrandosi con i principali sistemi accreditati di autenticazione e di firma elettronica, e con qualsiasi applicativo web in uso presso l’azienda attraverso un set di Rest-APIs completo ed efficiente.

Le potenzialità offerte da questo modello di gestione dei dati e dei documenti sono facilmente intuibili: garanzia di affidabilità su qualsiasi informazione in entrata e in uscita, certificazione di tutte le identità operanti nell’ecosistema di gestione e di scambio documentale, massima sicurezza nella conservazione dei dati, processi più efficienti e auto- apprendenti di reperimento e classificazione delle informazioni, tracciamento certo delle azioni compiute su dati e documenti, semplice integrazione di applicativi eterogenei all’interno di workflow monitorabili, abilitazione granulare di permessi e abilitazioni all’accesso, e molto altro ancora.

Mangrovia Blockchain Solutions è tra i leaders italiani nello sviluppo e integrazione di soluzioni di tecnologia distribuita, con soluzioni proprietarie nell’ambito del fintech, dell’energy, del ticketing e della supply-chain, e riconoscimenti di primo piano a livello europeo.
Per maggiori informazioni sul data-hub PaPeers e sugli altri progetti di Mangrovia Blockchain Solutions, contattare info@mangrovia.solutions