Paghe e contabilità

AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE N. 8: Libro Unico del Lavoro

Fonti giuridiche:
- Decreto Legge 25 giugno 2008, n. 112 convertito in legge 133/08;
- Decreto Ministeriale 9 luglio 2008 entrato in vigore il 18/8/08;
- Circolare del Ministero del Lavoro n. 20 del 21/8/08;
- Principio interpretativo Fondazione studi consulenti del lavoro 21/11/08, n. 15.

Decorrenza del primo obbligo: entro il 16/2/09 con riferimento alle retribuzioni di gennaio 2009.

Soggetti obbligati: tutti i datori di lavoro privati di qualsiasi settore, esclusi i datori di lavoro domestico.

Il libro unico del lavoro sostituisce il:
- libro paga;
- libro matricola.

Lavoratori che devono essere iscritti nel libro unico del lavoro:
- tutti i lavoratori subordinati (di qualsiasi tipologia contrattuale);
- tutti i collaboratori coordinati e continuativi (di qualsiasi tipo, compresi i lavoratori a progetto);
- gli associati in partecipazione con apporto lavorativo (anche misto a capitale);
- i lavoratori somministrati e distaccati, oltre che sul libro del datore di lavoro, anche su quello dell’utilizzatore (ma questa categoria di lavoratori non è inclusa sulla base di una norma, bensì è una scelta di collaborazione con gli organi di vigilanza).

Forma:
- esclusivamente elettronica;
- tendenzialmente cedolino paga con presenze del mese.

Dati contenuti nel libro unico del lavoro (per ciascun lavoratore):
- nome e cognome;
- codice fiscale;
- qualifica;
- livello;
- retribuzione base;
- anzianità di servizio;
- posizioni assicurative;
- somme in denaro o in natura corrisposte dal datore di lavoro;
- trattenute effettuate a qualsiasi titolo;
- detrazioni fiscali;
- dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
- prestazioni ricevute da enti previdenziali;
- somme erogate a titolo di premio;
- somme erogate per prestazioni di lavoro straordinario;
- calendario delle presenze, dal quale risulta, per ogni giorno e per ogni lavoratore subordinato (quindi non per i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione), il numero delle ore di lavoro effettuate, delle ore di straordinario, delle eventuali assenze (retribuite e non), delle ferie e dei riposi;
- rimborsi spese forfettari (non quelli a piè di lista).

Annotazioni sul libro unico del lavoro: entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento (es. entro il 16/3/09 per le retribuzioni del mese di febbraio 2009).

Tenuta del libro unico del lavoro:
- presso la sede legale del datore di lavoro, oppure
- presso lo studio del professionista (consulente del lavoro o altro soggetto abilitato), oppure
- presso i servizi e i CAF (Centri di Assistenza Fiscale) di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

Se il datore di lavoro intende tenere il libro unico del lavoro presso un professionista abilitato:
- deve comunicare preventivamente alla D.P.L. (Direzione Provinciale del Lavoro) il nome del soggetto a cui ha affidato l’incarico e il luogo di conservazione del libro;
- non ha più l’obbligo di tenere copia del libro presso la sede dell’impresa;
- il professionista abilitato sarà responsabile della mancata esibizione del libro agli organi di vigilanza entro 15 giorni dalla richiesta.

Per la tenuta e la conservazione del libro unico deve essere utilizzato uno dei seguenti sistemi:
- elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con numerazione di ogni pagina e vidimazione INAIL prima della messa in uso;
- stampa laser, con autorizzazione preventiva da parte dell’INAIL;
- supporti magnetici su cui ogni singola scrittura costituisce documento informatico ed è collegato alle registrazioni effettuate in precedenza (tali sistemi non richiedono né l’autorizzazione, né la vidimazione INAIL. Occorre tuttavia effettuare una comunicazione preventiva alla DPL). Il libro unico su supporti magnetici deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico (file “PDF”) in caso di verifiche.

Il datore di lavoro ha l’obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell’ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del Decreto legislativo 196/2003 (legge sulla privacy).

[a cura di Walter Caputo – 6-12-08]