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AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE N. 6: Privacy

La legge di riferimento è il D.Lgs. 196/2003. Il problema in oggetto è costituito da tutte le informazioni (riguardanti la sfera personale del lavoratore) che il datore di lavoro ottiene:

• prima dell’assunzione;
• nel momento dell’assunzione;
• successivamente all’assunzione e quindi durante il corso di tutto il rapporto di lavoro.

Tali informazioni hanno come oggetto soprattutto:

• dati anagrafici e medici;
• fotografie;
• credo religioso;
• adesione ai sindacati :
• tipologia di contratto;
• inquadramento;
• retribuzione;
• tempo di lavoro;
• provvedimenti disciplinari.

Il trattamento delle informazioni può essere suddiviso in tre diverse parti:

• trattamento dei dati;
• accesso ai dati;
• corrispondenza.

TRATTAMENTO DATI

Può essere effettuato dal datore di lavoro al solo fine di dare corretta esecuzione al rapporto di lavoro. Il trattamento dei dati personali deve svolgersi, inoltre, nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.

Le notizie riguardanti il lavoratore di dividono in:

• dati di cui è vietata in ogni caso la raccolta (opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore);
• dati sensibili (idonei a rivelare l’origine etnica o razziale, le convinzioni religiose e filosofiche, le opinioni politiche e sindacali del lavoratore o il suo stato di salute). Tali dati non possono essere raccolti a fini discriminatori oppure se non utili ad adempiere obblighi legali o contrattuali;
• altri dati: quelli non rientranti nelle due precedenti categorie. Devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto allo scopo per cui sono stati raccolti; inoltre devono essere adeguatamente conservati.

I danni causati per effetto del trattamento dei dati personali devono essere risarciti come danni causati nell’esercizio di attività pericolose (art. 2050 cod. civ.).

ACCESSO AI DATI

Il lavoratore ha diritto di accedere gratuitamente ed integralmente al complesso dei propri dati personali conservati nei vari archivi aziendali e di essere informato delle finalità e modalità del trattamento. Egli può, inoltre, ottenere l’aggiornamento, la notificazione, l’integrazione dei dati nonché la cancellazione o il blocco di quelli trattati in violazione della legge.

Tali diritti possono essere esercitati tramite richiesta (del lavoratore) al titolare o al responsabile. Il riscontro del datore di lavoro deve essere fornito entro 15 giorni dalla richiesta, oppure entro 30 giorni se le operazioni richieste sono di particolare complessità.

CORRISPONDENZA

La corrispondenza è inviolabile e penalmente sanzionata. Tuttavia la posta elettronica aziendale non sempre viene assimilata dai giudici a quella tradizionale, in quanto può essere usata anche da altri (tutti quelli che prima dell’assunzione e dopo le dimissioni o il licenziamento occuperanno la postazione di lavoro del soggetto interessato).

Di conseguenza, al fine di definire cosa è lecito e cosa e non lo è in merito all’utilizzo della posta elettronica, è opportuno seguire le indicazioni del Garante per la privacy. In sostanza il datore deve informare preventivamente i lavoratori – in modo chiaro – sulle modalità di utilizzo della posta elettronica e su eventuali controlli che effettuerà. Inoltre deve provvedere alla conservazione dei dati e deve adottare opportuni accorgimenti per il trattamento degli stessi.

Il datore di lavoro deve altresì adottare misure di tipo organizzativo (ad es. un indirizzo di posta elettronica unico per ogni ufficio o reparto oppure risponditori automatici in caso di assenza del lavoratore). Infine, egli può controllare l’uso della posta elettronica dei lavoratori solo se sono rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza (rispetto al rapporto di lavoro). Se dovesse riscontare anomalie non può effettuare controlli individuali, ma solo diramare avvisi generalizzati a tutti i dipendenti oppure ad uno specifico settore, sul corretto uso della posta elettronica (secondo il regolamento aziendale). Va in generale esclusa l’ammissibilità di controlli prolungati, costanti o indiscriminati.

[a cura di Walter Caputo – 3-12-08]